Voxvaria

Datenschutzerklärung Voxvaria App

Stand: 13.08.2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Voxvaria-App für Android. Für den Besuch unserer Website gilt die separate Datenschutzerklärung der Website.

1. Verantwortlicher

Dominique Börner
Eckartsberger Str. 72
02763 Zittau
E-Mail: dominique.boerner@voxvaria.app

2. Das Wichtigste in Kürze

3. Audioaufnahmen und Spracherkennung

Wenn Sie eine Aufnahme starten, greift die App auf das Mikrofon Ihres Geräts zu. Die Umwandlung von Sprache in Text erfolgt vollständig auf dem Gerät (lokale Spracherkennung, ohne Internetverbindung). Die Audiodaten werden weder gespeichert noch an uns oder Dritte übertragen: Sie werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Texterkennung verworfen.

Eine von Ihnen gestartete Aufnahme läuft auch weiter, wenn Sie den Bildschirm sperren oder kurz in eine andere App wechseln. Solange die Aufnahme läuft, zeigt das System eine dauerhafte Benachrichtigung („Aufnahme läuft") mit einer Beenden-Aktion an. Damit ist der Mikrofonzugriff jederzeit sichtbar. An der Verarbeitung ändert sich nichts: Die Spracherkennung bleibt vollständig auf dem Gerät, und die Aufnahme endet ausschließlich durch Sie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktion).

Hinweis: Wenn Sie Gespräche mit anderen Personen aufzeichnen, sind Sie selbst dafür verantwortlich, deren Einverständnis einzuholen.

4. Dokumenterstellung mit KI (Mistral AI)

Zur Umwandlung eines Transkripts in ein strukturiertes Dokument übermittelt die App den erkannten Text zusammen mit Ihren Formatvorgaben verschlüsselt (TLS) an unseren Server (IONOS Cloud VPS, siehe Abschnitt 10). Unser Server reicht die Anfrage an die Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, weiter und liefert das Ergebnis an Ihre App zurück.

Dabei gilt:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Inhalte der Aufnahme personenbezogene Daten Dritter enthalten, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Kernfunktion); die Verantwortung für den Inhalt der Aufnahmen liegt bei Ihnen als nutzender Person.

5. Lokale Speicherung Ihrer Daten

Ihre Dokumente, Formate und Einstellungen werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert, in einer verschlüsselten Datenbank. Wir haben keinen Zugriff darauf. Sie löschen diese Daten, indem Sie Inhalte in der App löschen oder die App deinstallieren. Ohne Team verlassen diese Inhalte Ihr Gerät nicht; nutzen Sie ein Team, gilt für die Team-Dokumente zusätzlich Abschnitt 7.

Über „Mehr, Sicherung" können Sie alle Dokumente, Ordner und Formate als eine einzige Sicherungsdatei exportieren und später wieder importieren, etwa bei einem Gerätewechsel. Der Export erfolgt vollständig lokal auf dem Gerät: Die Datei wird mit einem von Ihnen gewählten Passwort verschlüsselt (Argon2id und AES-256-GCM) und nur an dem Ort gespeichert, den Sie im Systemdialog auswählen. Eine Übermittlung an uns oder Dritte findet dabei nicht statt; die Datei liegt allein in Ihrer Hand. Ohne das Passwort kann niemand die Datei lesen, auch wir nicht. Geht das Passwort verloren, lässt sich die Sicherung nicht wiederherstellen.

Optional können Sie die automatische Sicherung aktivieren: Die App schreibt dann beim Verlassen aktuelle Sicherungsdateien in einen von Ihnen einmalig gewählten Ordner. Das kann auch ein Ordner eines von Ihnen genutzten Cloud-Dienstes sein; in diesem Fall gelten für die dort abgelegten (verschlüsselten) Dateien die Datenschutzbestimmungen dieses Anbieters. Eine Übermittlung an uns findet auch dabei nicht statt. Der für die Automatik nötige Schlüssel wird ausschließlich im geschützten Schlüsselspeicher Ihres Geräts abgelegt.

6. Übertragung an den eigenen PC (Desktop-Handoff)

Sie können ein Dokument vom Telefon an einen PC-Browser übertragen. Dazu bauen beide Geräte eine verschlüsselte Verbindung (TLS) zu unserem Vermittlungsserver auf. Der Server leitet das Dokument unmittelbar zwischen Ihren beiden Geräten weiter; er speichert die Inhalte nicht und protokolliert sie nicht. Die Kopplung erfolgt über einen kurzlebigen Zufallscode (QR-Code), der nach der Übertragung verfällt. Für das Scannen des QR-Codes nutzt die App die Kamera; Kamerabilder werden nicht gespeichert oder übertragen.

Im PC-Browser können Sie das übertragene Dokument als Word- oder PDF-Datei exportieren. Dazu übermittelt der Browser den Dokumentinhalt verschlüsselt (TLS) an unseren Konvertierungsserver (IONOS Cloud VPS, siehe Abschnitt 10). Der Server wandelt das Dokument um, liefert die Datei unmittelbar an Ihren Browser zurück und speichert und protokolliert die Inhalte nicht; erfasst werden nur technische Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Antwortstatus). Die Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie den Export aktiv auslösen; vor dem ersten Export weist ein Hinweis im Browser darauf hin. Exporte als JSON oder Markdown erfolgen dagegen vollständig lokal im Browser, ohne Übermittlung an den Server.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Team-Dokumente (Synchronisation)

Sie können ein Team anlegen oder einem Team beitreten. Ihre Dokumente teilen sich dann in „Meine Dokumente" und „Team-Dokumente". Nur die Team-Dokumente werden mit den Geräten der übrigen Mitglieder abgeglichen; „Meine Dokumente" bleiben auf Ihrem Gerät.

Der Abgleich ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Dokumente, Ordner, Formate und die Anzeigenamen der Mitglieder werden auf Ihrem Gerät mit einem Schlüssel verschlüsselt, der aus dem von Ihnen gewählten Team-Passwort abgeleitet wird (Argon2id und AES-256-GCM). Dieses Passwort kennen nur die Mitglieder, nie wir.

Weil zwei Telefone selten gleichzeitig online sind, werden die verschlüsselten Pakete auf unserem Synchronisationsserver zwischengelagert, bis die anderen Geräte sie abgeholt haben. Dieser Server speichert damit Daten, kann sie aber nicht lesen. Für ihn sichtbar sind ausschließlich:

Nicht sichtbar sind für ihn die Inhalte der Dokumente, Ordner- und Dateinamen, der Teamname, die Anzeigenamen der Mitglieder, das Team-Passwort und der daraus abgeleitete Schlüssel.

Ein Paket wird gelöscht, sobald alle Geräte des Teams es abgeholt haben, spätestens nach 30 Tagen. Ein Team, in dem sich ein halbes Jahr nichts bewegt, wird vollständig gelöscht; ebenso, wenn das letzte Gerät das Team verlässt. Ein Beitrittscode ist kurzlebig und nur einmal verwendbar.

Verlassen Sie ein Team oder werden Sie daraus entfernt, löscht die App die Team-Dokumente und den Team-Schlüssel von Ihrem Gerät; „Meine Dokumente" bleiben unberührt. Nach dem Entfernen eines Mitglieds kann das Team das Passwort wechseln, damit künftige Änderungen für das entfernte Gerät unlesbar sind. Inhalte, die einem Mitglied während seiner Mitgliedschaft angezeigt wurden, können von diesem Gerät kopiert worden sein; dieser Schutz wirkt ab dem Wechsel und nicht rückwirkend.

Der Synchronisationsserver ist eine eigenständige Komponente und kann von einem Team auch selbst betrieben werden. In diesem Fall liegen die verschlüsselten Pakete ausschließlich auf der von Ihnen gewählten Infrastruktur.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Premium-Abo und Kontingente (Google Play)

Das optionale Premium-Abo schließen Sie über das Bezahlsystem von Google Play ab. Kauf und Zahlung wickelt Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) als eigener Verantwortlicher ab; es gilt die Datenschutzerklärung von Google. Wir erhalten keine Zahlungsdaten, keinen Namen und keine Kontoinformationen.

Damit unser Server erkennt, dass ein Abo besteht, übermittelt die App den von Google Play ausgestellten Kaufnachweis (ein zufälliges Kauf-Token ohne Namensbezug) verschlüsselt an unseren Server. Der Server prüft den Nachweis über eine Schnittstelle von Google (Google Play Developer API) und stellt der App einen kurzlebigen, signierten Berechtigungsnachweis aus. Dieser enthält nur einen Prüfwert (Hash) des Kaufnachweises und ein Ablaufdatum; das Kauf-Token selbst wird auf unserem Server weder gespeichert noch protokolliert.

Zur Durchsetzung der Kontingente zählt unser Server erfolgreiche KI-Anfragen: ohne Abo je einer zufälligen, von der App selbst erzeugten Gerätekennung, mit Abo je Prüfwert des Kaufnachweises, jeweils pro Kalendermonat. Die Zähler enthalten keine Inhalte und keinen Personenbezug über diese zufälligen Kennungen hinaus und setzen sich monatlich zurück.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Abo-Vertrags und Bereitstellung des Freikontingents).

9. Berechtigungen der App

Mikrofon und Kamera nutzt die App erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe über die Android-Berechtigungsabfrage.

10. Server und Hosting

Unsere Server werden betrieben bei: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Das gilt für den Vermittlungsserver samt KI-Weiterleitung (Abschnitte 4 und 6), den Konvertierungsserver (Abschnitt 6) und den Synchronisationsserver (Abschnitt 7). Beim Verbindungsaufbau fallen technisch bedingt Verbindungsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt). Diese werden nur zur Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).

11. Diagnosedaten

Die App führt ein lokales, größenbegrenztes technisches Protokoll (z. B. Fehlertypen und Ablaufschritte, ohne Inhalte Ihrer Aufnahmen oder Dokumente). Dieses Protokoll verbleibt auf dem Gerät und wird nicht automatisch übermittelt.

12. Speicherdauer

Inhalte, die Sie lokal speichern, verbleiben bis zu Ihrer Löschung auf Ihrem Gerät. Transkripte und zur Konvertierung übermittelte Dokumente werden auf unserem Server nicht gespeichert; sie werden nur für die Dauer der Anfrageverarbeitung gehalten. Verschlüsselte Pakete der Team-Synchronisation werden gelöscht, sobald alle Geräte des Teams sie abgeholt haben, spätestens nach 30 Tagen; Teams ohne Aktivität nach 180 Tagen (Abschnitt 7). Bei Mistral AI richtet sich die Speicherdauer nach dem oben genannten Auftragsverarbeitungsvertrag; nach Vertragsende werden die Daten dort spätestens nach 30 Tagen unzugänglich gemacht.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Da Ihre Inhalte auf Ihrem Gerät liegen und wir sie auch bei der Team-Synchronisation nicht lesen können, können Sie die meisten dieser Rechte unmittelbar selbst ausüben: Löschen Sie Inhalte in der App oder verlassen Sie das Team. Für Fragen wenden Sie sich an die oben genannte E-Mail-Adresse. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die KI-Funktion erstellt Textdokumente nach Ihren Vorgaben; sie trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter voxvaria.app/datenschutz-app.